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上周和一個外貿公司老板聊天，一臉惆悵，告訴我今年招了幾個業(yè)務員，來了也有近半年了，業(yè)務上面還是沒有多少起色，有的甚至還沒有開張。感覺他們平時也沒閑著，每天開發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢盤有不清楚的也經常去問產品知識。但每次例會，問他們在忙些什么，需要他們匯報的時候，他們幾個都說不出很詳細的內容。 


我能理解，公司的管理者，都是在過程的同時，更要看結果。我想他們更多的是通過業(yè)績來判斷自己的員工是否是真正的忙。換位思考，如果我是他們公司領導，我也會不禁考慮，一個業(yè)務員如果一個月只有兩三萬美金的銷售額，到底能有多忙呢？ 


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之后我讓他留意辦公室的業(yè)務員的工作狀態(tài)，并找他們談談，到底有什么問題。于是他觀察了一周，發(fā)現(xiàn)一些問題：工作效率低下，工作無計劃性，把很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。  


他發(fā)現(xiàn)公司9點上班，但是10點半了，還有一些業(yè)務員在看著騰訊新聞。不得不說，騰訊的新聞彈窗新聞內容的確很豐富，羅列了很多熱點的各種類型的新聞。而這些新聞，點了一個之后又會想點下一個。 
可能他們覺得，早上剛來沒什么狀態(tài)，先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意，凡事要掌握個度。我一般都是隨便看看經濟類的，其他娛樂八卦很少看。 




另外，有些人是完美主義者，對于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個例子，有個新
業(yè)務員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結，修改了一上午。實在搞不懂，有那個必要嗎？搞得像是在寫一個復雜程序的代碼！ 


另外，很多業(yè)務員是在被動的工作。客戶詢盤來了，就準備回復詢盤，回復客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時候，就感覺沒事情做了。其實，事情很多，沒有計劃，就不知道從哪里下手。做了計劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計劃完成，工作也會充實許多。 




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外貿業(yè)務員到底如何提高工作效率？ 


我們先總體說說時間分配，從一個外貿業(yè)務員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過） 


一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。


二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表（公眾號回復“客戶跟蹤表”進行下載）


查看一下有哪些客戶是已經是有一段時間沒有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個星期左右的時間） 
給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內容根據(jù)不同的對象選擇不同的內容。 
這樣做的好處是：


1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！ 




2）和已經成交客戶增進關系，展示服務！


郵件的內容簡潔點、輕描淡寫~ 


Dear XXX, 
Hope this email finds you well. 
Have you received the goods? How do you think? 
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks. 
Best regards, 
XXX 


3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃 


三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。
對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。 
 
工作計劃要按照重要緊急，重要不緊急，不重要緊急，不重要不緊急 來排列，把主要時間和精力集中于前兩類事務，這樣，工作時才是真正有效率。